Story: Akuntan Proyek IV

Temuan Audit Implementing Partner E

I love the colorful light

Organisasi E adalah organisasi yang menyediakan tiga orang ahli untuk proyek. Auditor menemukan bahwa sejumlah tertentu gaji yang diklaim oleh salah satu ahli tidak ada bukti pembayarannya dan mereka setuju dengan temuan auditor.

Temuan Audit Implementing Partner F

Pada implementing partner F, auditor menemukan:

1. Dari total gaji yang di klaim, hanya jumlah tertentu yang ada dokumen pendukungnya.
2. Personel A dikontrak sebagai CE namun di timesheet personel tersebut juga sebagai CC. Dan ditahun pertama personel A mengklaim telah bekerja 13 bulan, yang seharusnya maksimal kerja satu tahun adalah 12 bulan. Dan gaji yang diterima melebihi batas, waktu kerja diklaim lebih besar dari budget 75%.
3. Personel B juga telah mengklaim waktu kerjanya lebih dari budget 41,67%.
4. Kontrak untuk beberapa personel tidak ada.
5. Pada tahun pertama, administrator telah mengklaim waktu kerjanya satu tahun 17 bulan.
6. EO proyek menerima gaji melebihi batas tertentu dan pada tahun ketiga EO mengklaim telah bekerja 12.22 bulan kerja selama satu tahun dan waktu kerja yang di klaim melebihi budget 25%.
7. Pada slip gaji ada pemotongan untuk zakat pendapatan, tabungan haji dan yayasan pembangunan ekonomi Islam Malaysia yang menurut auditor hal tersebut tidak disebutkan dalam kontrak.

Respon dari organisasi F, tentang dokumen pendukung yaitu slip gaji yang belum diserahkan sudah dikirim ke leading partner. Tentang persomel A, telah menduduki posisi CC sejak awal proyek, dan ditahun 2011 posisi CC diberikan untuk personel B dan personel A menduduki fungsi CE. Tentang jam kerja, personel A menegaskan total jam kerja 1,900 jam dan jika satu hari jam kerja 8 jam dan satu bulan 22 hari, maka total bulannya menjadi 10.9 bulan. CC dan CE mengklaim waktu kerja lebih besar dari 75% dan 41.67% hal ini terjadi karena mereka sangat serius menjalankan pekerjaan mereka, dan jumlah yang didapat dari leading partner tidak menjadi masalah bagi mereka walaupun masih dibawah budget. Tentang gaji yang melebihi batas, mereka mengatakan semua slip gaji sudah diserahkan pada leading partner. Kontrak kerja beberapa personel yang tidak diserahkan karena para personel tersebut hanya bekerja sampai tahun 2010 dan tidak ada pembaruan kontrak kerja.

EO menerima gaji melebihi jumlah tertentu karena gajinya adalah gaji aktual staff setelah 4 tahun. Contohnya, pada January 2014 gajinya lebih besar dan pada Januari 2010 gajinya lebih kecil. EO mengklaim telah bekerja 12.22 bulan pada tahun ketiga, hal ini dibantah oleh organisasi F dengan mengkoreksi bahwa di tahun ketiga, EO bekerja 3.85 bulan pada awal semester dan disemester kedua bekerja 8.99 bulan. Jika waktu yang diklaim melebihi budget 25% karena dalam proyek ini, meskipun EO dibudgetkan untuk 3 bulan selama satu tahun, organisasi F harus mempekerjakan EO penuh waktu karena harus mengelola 20 sesi event, karena alasan ini EO harus bekerja penuh waktu 12 bulan per tahun.

Tentang zakat pendapatan dan tabungan haji yang tidak disebutkan dalam kontrak, mereka menjawab bahwa hal tersebut keinginan dari para personel dan komitmen mereka dan proyek ini tidak bisa melakukan apapun terhadap hal tersebut.

Temuan Audit untuk Implementing Partner G

Temuan auditor untuk implementing partner G:

1. PA tidak ada kontrak kerja, sehingga gaji yang di klaim tahun 1 dan 2 tidak diakui.
2. Timesheet CC tahun keempat 10.08 bulan, namun 11.18 bulan di klaim di laporan keuangan. Begitu juga di tahun kedua menunjukkan 8 bulan bekerja di timesheet, namun 10 bulan yang di klaim di laporan keuangan.
3. Jumlah yang harus dibayarkan untuk CC sudah melebihi budget dan seharusnya delegasi EU diinfokan tentang hal ini, hal yang sama juga terjadi pada posisi EO.
4. CC adalah CM di organisasi G dan kontraknya menyatakan bahwa ia adalah konsultan yang dikerjakan untuk proyek ini, namun kenyataannya dia melanjutkan bekerja untuk organisasi G meskipun proyek ini sudah selesai.
5. EO sebagai DCM organisasi G, namun kontrak kerjanya adalah konsultan yang dipekerjakan untuk proyek ini karena tanggal kontrak sama seperti durasi proyek.

Respon dari organisasi G, telah setuju dengan temuan auditor bahwa gaji PA yang di klaim tidak diakui. Timesheet CC tahun keempat yang di klaim 11.18 bulan, bahwa memang benar LP memasukkan jumlah tersebut setelah dihitung manual walaupun akhirnya harus di klaim 10.08 bulan sesuai yang tertulis di timesheet dan tentang tahun kedua, organisasi  G menegaskan bahwa memang benar 10 bulan bekerja seperti yang di klaim di laporan keuangan. Tentang kenaikan gaji CC ada dua alasan: 1) proposalnya disiapkan pada tahun 2009 ketika nilai tukar THB/EUR lebih besar, selama implementasi proyek, nilai tukar THB/EUR lebih kecil dan nilai EUR lebih besar dan menaikkan gaji aktualnya; 2) aktivitas yang dilakukan pada tahun keempat dinamakan juga aktivitas tambahan sehingga CC menghabiskan lebih banyak waktunya untuk proyek dan semuanya sudah dilaporkan dalam timesheets.

Jumlah gaji EO meningkat hal ini sudah dilaporkan oleh leading partners pada delegasi EU karena yang diinginkan oleh EU adalah pelaporan biaya aktual. Temuan keuangan lainnya:

1. Kesalahan dalam menukar nilai mata uang terhadap 218 transaksi – transaksi dari 6 partner sehingga terjadi pelaporan kelebihan klaim. Leading partner setuju dengan temuan auditor.
2. Ada dokumen – dokumen yang tidak lengkap. Leading partner memberikan respon per transaksi berdasarkan dokumen yang ada dan dokumen yang diserahkan oleh para partners.
3. Penyesuaian biaya administrasi
4. Auditor menyatakan bahwa sesuai dengan “Special Condition” dari grant contract, biaya indirect yang boleh di klaim oleh leading partner adalah 1.84% dari total biaya direct yang diakui. Namun leading partner telah mengklaim 7% dari indirect cost. Respon dari leading partner terhadap temuan ini bahwa biaya administrasi dikurangi dari 7% menjadi 1.84% saat negosiasi kontrak dengan EU karena EU menginginkan agar biaya wokshop dinaikkan, sehingga total biaya proyek meningkat dari jumlah yang tertulis di proposal. Untuk mempertahankan nilai original yang sudah diserahkan, maka LP harus mengurangi biaya administrasi, hal ini juga atas permintaan delegasi EU. Namun LP tetap berpendapat bahwa persentase ini bisa dinaikkan lagi ke tingkat 7% sebagaimana disebutkan dalam General Condition karena total biaya aktual proyek ini lebih rendah daripada biaya yang diperkirakan.
5. Pendapatan yang tidak dilaporkan.
6. Leading partner mengatakan bahwa memang benar tidak ada pendapatan yang dihasilkan dari pelatihan, hal ini karena pelatihan diberikan secara gratis pada partisipan dan tidak ada biaya yang dibebankan ke partisipan. Pelatihan ini juga dilakukan oleh pihak ketiga atas perjanjian CC proyek dengan pelatih yang sudah bersertifikat. Biaya workshop tidak ditanggung oleh partner proyek tetapi oleh pihak ketiga dan pendapatan yang dihasilkan dari biaya pendaftaran  peserta yang dikutip oleh pihak ketiga juga tidak dilaporkan karena ini bukan pendapatan untuk partner proyek.
7. Masih dihubungkan dengan pendapatan, auditor menyatakan bahwa karena tidak ada pendapatan yang dilaporkan, maka leading partner menyediakan dana untuk memastikan kontribusi keuangan 20% tercapai. Respon dari LP bahwa auditor salah mengartikan tentang kontribusi keuangan ini. Seluruh biaya yang dilaporkan oleh para partners sudah terjadi, termasuk gaji dan biaya – biaya direct (per diem, travel, sub contract service). EU memberikan hibah 80% dari biaya aktual, sehingga sisanya 20% sudah dibebankan ke partners. Artinya 20% ini adalah kontribusi keuangan aktual dari partner yang sudah terjadi. Namun format laporan keuangan yang diberikan oleh EU tidak mensyaratkan untuk membedakan mana biaya yang di cover oleh hibah EU dan mana biaya yang sudah menjadi kontribusi keuangan dari para partner. Sehingga total kontribusi keuangan dari para partner adalah perbedaaan antara total biaya aktual proyek dan hibah dari EU. 

Temuan Internal Kontrol.

Auditor menyatakan bahwa leading partner sebagai manager proyek yang bertanggung jawab dalam koordinasi proyek ini. Namun, dalam temuan keuangan ada banyak masalah pada para implementing partner, khususnya yang berhubungan dengan gaji. Masalah ini termasuk juga penggunaan unit rates yang salah, kekurangan dokumen – dokumen pendukung, tidak ada bukti pembayaran dan adanya perbedaan (discrepancies) pada timesheets.

Auditor memberikan rekomendasi bahwa kontrak antara leading partner dan para implementing partner harus memasukkan pedoman bagaimana mematuhi persyaratan EC (European Commission). Leading partner harus memberikan kontrol yang ketat dalam me-review seluruh biaya – biaya pada partner dan biaya – biaya yang memiliki dokumen pendukung yang lengkap yang sesuai dengan grant contract yang boleh digantikan.

Story: Akuntan Proyek III

Temuan Audit untuk Implementing Partner B

Sit Comfortably

Auditor menegaskan sekali lagi bahwa hibah dari EU didesain untuk mengklaim persentase tertentu dari gaji yang diterima dari organisasi, bukan untuk membayar gaji lainnya dari proyek. Untuk Implementing partner B, auditor menemukan bahwa semua personels yang bekerja untuk proyek ini adalah staff tetap organisasi B. Auditor menganggap semua kontrak kerja, bukti gaji dan bukti pembayaran tidak sah, seperti:

1. Kontrak untuk proyek ditandatangani oleh staff, menurut auditor kontrak servis hanya boleh ditandatangani oleh konsultan luar bukan oleh mereka yang sudah menjadi staff tetap organisasi tersebut. Untuk tahun ketiga dan keempat, kontrak kerja ada namun kontrak kerja ini tidak mencantumkan jumlah gaji yang dibayar dan terlihat seperti kontrak tersebut hanya dibuat khusus untuk proyek, bukan kontrak para personel proyek dengan organisasi B.  
2. Sertifikasi dari organisasi B memberikan informasi gaji yang dibayarkan untuk setiap personels proyek pada tiap – tiap tahun, namun gaji ini besarannya berbeda – beda setiap tahunnya dan perbedaannya sangat signifikan tanpa ada keterangan apapun.

Responnya terhadap temuan auditor bahwa mereka tidak mendapat gaji dari organisasi B. Organisasi B hanya memberikan gaji untuk 28 orang staff kantor yang disupervisi langsung oleh CEO yang membuat laporan ke komisi pusat. CC proyek adalah wakil presiden organisasi B dan pada tahun 2011, beliau dipilih sebagai presiden organisasi B. Sebagai member komisi pusat organisasi B, beliau tidak punya kontrak kerja dengan organisasi B dan tidak menerima gaji dari organisasi B. CE proyek memiliki skill yang dibutuhkan proyek, maka beliau bekerja paruh waktu di proyek, CE tidak memiliki kontrak kerja dengan organisasi B dan tidak ada gaji yang dibayarkan. CE yang lain bekerja di organisasi C dan bekerja di proyek ini atas permintaan organisasi B. Artinya CE menerima gaji dari proyek dan dari organisasi C. Kasus yang sama untuk administrator proyek yang bekerja di organisasi C, atas permintaan organisasi B bekerja paruh waktu untuk proyek.

Organisasi B melakukan pembayaran gaji secara kas, tidak ada transfer antar bank karena sistem perbankan di negara ini masih kurang baik. Mereka menambahkan bahwa mereka adalah komunitas uang tunai. Penduduk negara ini sangat sedikit memiliki akun bank. Praktek normalnya semua gaji dibayarkan secara kas.

Organisasi B menegaskan juga bahwa mereka membayar gaji berdasarkan beban kerja. Perbedaan/variasi pembayaran gaji antar tahun menggambarkan variasi beban kerja dan berdasarkan pembayaran yang diberikan oleh leading partner. 

Temuan Audit untuk Implementing Partner C 

Temuan auditor sama dengan implementing partner lainnya, bedanya  organisasi C memberikan 10% gaji yang diterima untuk organisasi, ini dinamakan “voluntary pledge”. Auditor juga menemukan surat hukum yang isinya pernyataan organisasi C bahwa para personels proyek ini mendapat dua gaji yaitu gaji dari proyek dan gaji dari organisasi mereka. Respon mereka tentang gaji bahwa mereka sudah menyerahkan semua dokumen ke leading partner baik itu kontrak kerja, bukti pembayaran dan voucher pembayaran dan ini adalah bukti pembayaran yang sah dan gaji juga dibayar secara kas/tunai.

Tentang kontribusi 10% dari gaji yang mereka bayar untuk organisasi, mereka menjawab bahwa ini bukan keuntungan (profit), namun kontribusi sukarela untuk organisasi yang diberikan oleh staff. Ini adalah kebijakan internal organisasi yang tidak seharusnya didiskusikan. Jumlah gaji yang di klaim oleh organisasi C ke proyek tidak memasukkan 10% kontribusi ini. Mereka menegaskan bahwa semua biaya yang di klaim adalah benar dan aktual. 

Temuan Audit untuk Implementing Partner D

 

Temuan auditor untuk implementing partner D sama dengan implementing partner lainnya, yaitu timesheet yang sama untuk dua CE, kontrak kerja dan pembayaran gaji yang didasarkan pada budget bukan pada biaya aktual dan tidak ada bukti bank transfer untuk pembayaran.

Respon dari organisasi D, tentang timesheets yang tidak tertulis aktivitasnya karena dari awal EU tidak meminta mereka menulis detail aktivitas di timesheet. Timesheets dua CE yang sama karena kedua – duanya bekerja bersama dan kewajiban mereka dalam proyek ini sama.

Slip gaji tidak ada pemotongan pajak, asuransi sosial, asuransi kesehatan karena semua staff organisasi D membayar sendiri pajak dan asuransi kesehatan mereka. Kebijakan ini sudah diterapkan dalam organisasi D selama bertahun – tahun.

Gaji yang dibayarkan sesuai dengan budget, respon dari organisasi D total remunerasi yang diterima sesuai dengan slip gaji yang ada yaitu pembayaran aktualnya lebih rendah dari budget.

Bersambung....Story: Akuntan Proyek IV

Story: Akuntan Proyek II

Sweet Puri Casablanca

Alhamdullilah audit sudah selesai. Audit yang baru selesai ini dilakukan oleh auditor yang ditunjuk oleh European Union (EU) karena EU yang mendanai proyek ini.

Auditornya sudah menyerahkan hasil temuan mereka dalam bentuk draft report financial findings sebanyak 55 halaman. Mereka datang satu bulan setelah leading partner (LP) menyerahkan laporan teknis, laporan keuangan dan laporan verifikasi auditor ke EU. Mereka ini adalah eksternal auditor asing yang ditunjuk oleh EU untuk memeriksa ulang semua penggunaan dana proyek dari tahun 2010 sampai dengan 2014.

Saat pertemuan awal. Auditor meminta LP untuk menyiapkan: kontrak kerja para personel yang terlibat dalam proyek, slip gaji, timesheets, daftar hadir workshops, laporan dari workshop/meetings, invoices, bank statement, dll. Yang mereka inginkan semua dokumen yang dimiliki LP sesuai dengan kontrak LP dan EU. Menurut J.P Russels “the audit criteria are the standard, procedures, regulations or objective the organization was audited againts. The criteria represent requirement the organization must comply with”.

Temuan Audit

Tanggal 22 Oktober sampai 05 November 2014, audit dihentikan sementara karena auditor menemukan 37% pengeluaran leading partner error. Ringkasan temuan diserahkan ke leading partner. Dengan dihentikan sementara audit, auditor meminta leading partner menemukan dokumen – dokumen yang tidak ada, khususnya dokumen pengeluaran partners dan slip gaji. Mereka ingin jumlah yang di klaim leading partner memiliki supporting dokumen sesuai dengan kontrak. Setelah satu bulan, mulai tanggal 01 – 04 December 2014, auditor datang melanjutkan audit dan membatasi  03 Desember hari terakhir mereka menerima semua dokumen. Dan, pada tanggal 05 Desember 2015, auditor menyerahkan temuan yang isinya:

•  Ringkasan isu – isu dan pengaruhnya pada keuangan
• Aide – memoire; jumlah budget dan jumlah aktual yang sudah diterima leading partner.
• Isu – isu internal control  dan compliance  (hal – hal yang seharusnya dipenuhi) oleh leading partner.

Nah, setelah dua bulan lebih seminggu, tepatnya 13 February 2015, auditor mengirimkan draft report financial findings sebanyak 55 halaman yang isinya mengejutkan para implementing partners dan leading partner. Mengejutkan karena isinya dinilai sangat merugikan dengan total biaya yang tidak diakui sampai 39% dari total biaya yang di klaim. Well, setelah proyek berakhir, jadi awal yang baru lagi bagi leading partner dan para implementing partners berjuang memberikan komen ke auditor agar 39% tersebut bisa dikurangi, ya pastinya karena uangnya juga sudah digunakan pada periode proyek.

Tujuan auditor ada dua, yaitu:

• Ingin mengetahui apakah laporan keuangan leading partner, pengeluaran aktualnya dan pendapatan yang diterima dari proyek sesuai dengan kondisi kontrak antara leading partner dan EU.
• Ingin mengetahui apakah dana proyek yang diberikan EU digunakan sesuai dengan kondisi kontrak antara leading partner dan EU.

Dari dua tujuan tersebut, auditor menyimpulkan bahwa gaji yang diterima oleh para personels yang terlibat dalam proyek tidak sesuai dengan kondisi kontrak leading partner dan EU. Selain gaji, temuan keuangan lainnya yaitu pertukaran nilai mata uang yang salah, dokumen tidak lengkap/kurang, penyesuaian biaya administrasi dan tidak ada pelaporan pendapatan dari proyek. Selain temuan keuangan, temuan lainnya berkaitan dengan internal kontrol yang kurang dan isu tentang hal – hal yang seharusnya dipenuhi namun tidak dipenuhi oleh leading partner, misalnya tidak ada laporan kontribusi keuangan dari partners untuk proyek.

Setelah mengirim draft report financial findings nya, auditor memberikan kesempatan 15 hari bagi leading partner dan para implementing partners untuk memberikan komen/respon pada temuannya.  Uniknya, auditor umumnya menemukan hal yang sama untuk para implementing partners yaitu adanya double salary yang diterima oleh para personels proyek. Namun para implementing partners memiliki ciri khas masing – masing dalam sistem penggajian mereka. Dan auditor tetap menganggap gaji yang diterima oleh para personels proyek tidak sesuai dengan kondisi kontrak leading partner dan EU, karena dana hibah dari EU ini dirancang dengan konsep membantu para partners dalam pembayaran gaji yang persentase tertentu dananya boleh diambil dari dana hibah EU tersebut.

Temuan Keuangan Para Partner

Temuan Audit untuk Leading Partner

Meskipun leading partner terlepas dari dugaan double salary, namun di tahun pertama auditor menemukan klaim yang lebih besar untuk gaji PD dan PM jika dilihat dari slip gaji mereka. Untuk memberikan respon ke auditor, saya harus memeriksa dokumen – dokumen di tahun 2010, berawal dari pertanyaan Project Advisor, biaya apa saja yang dibebankan untuk dua orang tersebut selain gaji. Setelah dapat informasi ada biaya – biaya lain sepert: housing allowances, water & electricity, komunikasi dan bonus (gratuity), maka saya mulai mencari bukti – bukti biaya tersebut. Memang benar, klaim biaya HR yang besar dari gaji karena leading partner juga memasukkan biaya – biaya tersebut dalam laporan keuangan tahun pertama yang persentase tertentunya akan ditanggung oleh dana hibah EU. Dan juga, leading partner melakukan kesalahan pada penulisan biaya yang seharusnya untuk posisi PC namun diletakkan pada posisi PM. Sehingga klaim menjadi lebih besar karena PM memiliki waktu kerja 12 bulan dalam setahun, berbeda dengan PC yang gajinya lebih tinggi namun waktu kerjanya tidak boleh melebihi 6 bulan dalam setahun. Memberikan respons ke auditor tentang hal ini harus menggunakan strategi, dengan tidak mengubah format temuan mereka. Respon leading partner harus ke arah “memperbaiki” (corrective). Setelah dikoreksi, biaya yang tidak diakui menjadi lebih kecil.

Temuan Audit untuk Implementing Partner A

Hanya administrator proyek yang total gaji nya diakui dari tahun pertama sampai tahun terakhir karena administrator tersebut adalah konsultan luar yang khusus dipekerjakan untuk proyek, bukan staff tetap organisasi A. Personel lainnya seperti CC, CE dan EO tidak diakui karena mereka staff tetap proyek dan auditor menganggap mereka menerima dua gaji yaitu gaji dari organisasi A dan gaji dari proyek. Hal ini juga didukung oleh temuan: 

1. Pada slip gaji tidak ada pemotongan ausransi kesehatan dan sosial.
2. Ada pajak pendapatan 10%  yang ditulis pada slip gaji namun tidak ada bukti bahwa pajak tersebut dibayar ke otoritas pajak.
3. Tidak ada bukti pembayaran.

Respon dari organisasi A terhadap temuan ini, memang benar mulai tahun 2010 ada beberapa personel mereka yang bekerja paruh waktu untuk proyek. Namun, pada tahun 2011, personels tersebut meninggalkan Organisasi A untuk membentuk organisasi B. Artinya, kini mereka bukan lagi staff tetap organisasi A, namun sudah menjadi konsultan luar dari organisasi A. Nah, untuk kelancaran proyek, para personel tersebut tetap bekerja untuk proyek walaupun sekarang bekerja untuk organisasi B. Mereka menerima remunerasi dari proyek yang total aktualnya seperti yang di klaim ke LP. Mereka menerima gaji dari organisasi B, dan segala hal yang berhubungan dengan pembayaran asuransi kesehatan dan sosialnya ditanggung oleh organisasi B. Kesimpulannya para personels tersebut tidak menerima dua gaji karena status mereka bukan lagi staff tetap organisasi A.

Namun, gimana biaya HR mereka di tahun 2010? Saat belum membentuk organisasi B di tahun 2011? 

Bersambung ke..... Story: Akuntan Proyek III

Audit Findings & Conclusions and Auditee Responses

This Way

Audit Findings

After an audit team collects the facts and completes its investigation, it is time to determine the results of the investigation. For audits, the results are called reported audit findings.

The first step is to evaluate the evidence against the audit criteria. The evidence is the factual information collected or observed during the performance of the audit. The audit criteria are the standards, procedures, regulations or objectives the organization was audited against. The criteria represent requirements the organization must comply with.

ISO 19011 says the audit findings can indicate conformance or nonconformance with the audit criteria. Some audit programs require auditors to report evidence of conformance as well as evidence of nonconformance, but most audit reports contain only the facts that support a nonconformity or noncompliance.

If one of the audit objectives is to identify opportunities for improvement, the findings might include observations of inefficiency or ineffectiveness (see “generating audit findings” in Figure 1). If there is an audit team, it should have met at various stages of the audit to review audit findings or potential findings.

Conformity to requirements (audit criteria) should be summarized. The summary should indicate locations, functions or processes that were audited. This already should be in the individual audit scope, but perhaps more specifics will be needed for the findings.

For example, if the filing department (function) of the Chicago office (location) of the organization being audited is noted to be in conformance with records control requirements, this is an example of how audit findings can be positive as well as negative.

If included in the audit plan, evidence of conformity also must be recorded and presented as audit findings. Evidence of conformity might be necessary for high risk processes or if legal requirements are part of the audit criteria.

For most audits, only evidence of nonconformity is recorded. Auditee organizations tend to want to know what is wrong and what needs to be fixed rather than what is OK and needs no action. Nonconformities and their supporting audit evidence should be recorded. The audit report could be the record of nonconformities.

The guidance standard further says nonconformities might be graded. From this we also can conclude they might not be graded. Historically, nonconformities have been graded as major or minor, but some audit organizations simply report nonconformities, believing the auditee is the best judge of the significance of the nonconformity.

This might be true because the auditee organization knows its process better than a third-party or even a first-party auditor. On the other hand, auditors best know the significance of nonconformities relative to the standard or audit criteria. Plus, a decision not to grade might cause auditors to be lazy and collect only evidence of imperfection rather than enough evidence to identify systemic issues.

The auditee should review the findings (see “auditee reviews findings” in Figure 1). The lead auditor should seek acknowledgement from the auditee that the evidence is accurate and that the auditee organization understands the nonconformity or noncompliance. In many cases the auditee initials the nonconformity statements, or there is a statement at the exit meeting that the nonconformities were reviewed and acknowledged.

This section of ISO 19011 ends with a statement that every attempt should be made to resolve any diverging opinions concerning the audit evidence or finding.

If there are diverging opinions, an auditor can review the supporting evidence and ask for feedback about its accuracy. He or she also can ask for new evidence that would contradict the existing evidence or support a different finding.

Resolving divergent opinions supports an evidence based (let the facts speak for themselves) approach. If the evidence collected is wrong, it should be corrected. If the evidence is accurate, the findings should stand. You cannot always get agreement, so any unresolved issues should be recorded.

Audit findings are not always nonconformity statements. For internal audits, a nonconformity might be put directly on a corrective action request form instead of on a nonconformity form.

Some internal audit program procedures might skip the generation of separate nonconformity and corrective action request forms. If the audit objective is to determine project implementation status or gaps, findings might be related to project progress instead of nonconformities. For example, a supplier might be implementing new controls to reduce or eliminate customer appraisal costs.

Audit Conclusion

Audit findings or nonconformities might be generated throughout the audit, but audit conclusions can be determined only at the end of the investigation.

For audits taking one day or less, generating of audit findings and conclusions might take place at the same review meeting. For external audits, the review meeting normally takes place immediately at the end of the data gathering phase.

For internal audits, the review meeting could be scheduled at a later date to accommodate organizational needs. However, sooner is better so individual auditors still can recall or decipher notes clearly from situations encountered during the audit.

Auditors should review findings and any other information relevant to the audit objectives. Examples include:

• Two areas still must be audited before certification or license can be granted.
• The organization’s only certified technician is retiring at the end of the week with no replacement identified.
• Factual information is needed to qualify or quantify a particular audit conclusion.

Reviewing findings and other relevant information brings the audit full circle—when outputs are compared to input requirements.

ISO 19011 says the audit team should agree on the audit conclusion, taking into account the uncertainty inherent in the audit process. In most of the audits I have taken part in, the audit team leader determines the audit conclusion and seeks consensus from the audit team.

ISO 19011 says audit team leaders should go an extra step and secure agreement from each individual auditor on the audit team.

If specified in the audit plan or audit objectives, recommendations should be prepared. Some believe auditors should not make recommendations because the auditee then will do what the auditor recommends without considering more optimal solutions. Others believe that if the auditor has a solution, he or she should share it so the problem can be fixed as soon as possible.

Because the word “recommendation” is not defined or explained in the auditing guideline standard, this is still a very fuzzy area. Typically, recommendations are not made because the integrity of the audit process could be compromised. On a subsequent audit, the same audit organization or auditor could be verifying its own corrective action recommendations, resulting in a conflict of interest.

For second-party audits (audits of suppliers by the purchasing company), a recommendation could be misinterpreted as binding or a contract requirement.

My experience is that making recommendations to address findings is problematic and detracts from the value of the audit.

It is also necessary to discuss audit follow-up activities if there is a nonconformity or noncompliance. For a third-party audit, the follow-up might be the responsibility of another group or department and might not involve auditors. For internal audits, the same auditor or an auditor from the same audit program department might conduct a follow-up audit to verify the nonconformity was corrected.

The audit plan should indicate the follow-up action expectations, and audit program procedures should be followed.

ISO 19011 also contains practical help for some clauses—an interesting feature you will not see in many standards.

Audit conclusions can address several issues (see “preparing audit conclusions” in Figure 1). The practical help section lists three issues that conclusions can address:

1. Audit conclusions can estimate the extent of conformity of the management system against the audit criteria. This is typical of most conformity audits.
2. Audit conclusions can include a statement about the effective implementation, maintenance and improvement of the management system. During an audit, the audit team members will observe how the management system was deployed and its effectiveness. It also will observe whether the system is being properly maintained based on adhering to requirements, correcting nonconformities and taking corrective action. Improvement might be realized through preventive and innovative actions.
3. Audit conclusions can assess the capability of the management review process. The audit evidence might support a conclusion that management has ensured the continuing suitability, adequacy, effectiveness and improvement of the management system.

The practical help section ends with a statement about recommendations. If specified in the audit objectives, audit conclusions might lead to recommendations regarding improvements, business relationships, certification/registration or future audit activities.

For example, the audit team might recommend certification/registration of the management system or that oversight be reduced due to the maturity of the management system. For a supplier audit, the audit team could recommend acceptance of the organization to the highest supplier qualification level. My experience is that making recommendations based on conclusions should be encouraged and might add value.

Audit Responses

Actual Cost Claimed

Cost Claimed Under Audit Findings

response to audit findings for cost over claimed

As a result of failing to properly code all subcontract costs exceeding $25,000 before entering into its accounting system, NWREL understated these amounts on its indirect cost rate proposals.  MTDC was overstated as the amounts on the proposals were used to reduce MTDC.  Since MTDC are the denominator in the indirect cost rate, the negotiated G&A indirect cost rates may have been understated.

Recommendations

The CFO should require NWREL to:

2.1    Develop policies and procedures to ensure that subcontract amounts

exceeding $25,000 are coded properly to preclude improperly claiming           indirect costs.

2.2    Submit corrected indirect cost rate proposals to the Director, Financial

Improvement and Post Audit Operations.

NWREL's Comments

NWREL stated that the amounts in question were not material to the contract or its indirect cost proposal.  NWREL has taken corrective action to improve its internal controls in this area.  The full text of NWREL's comments is included as Appendix B of this report.

OIG Response

As a result of NWREL's actual costs exceeding the authorized award amount, we are not requesting that NWREL refund the improperly claimed indirect costs.  We are recommending that NWREL consult with the Director, Financial Improvement and Post Audit Operations, for determination of the effect on negotiated indirect cost rates.   

 Reference:

US Department of Education 

QP 

J.P. RUSSELL is president of J.P. Russell & Associates, Lake Wylie, SC, and managing director for Quality WBT Center for Education at www.qualitywbt.com.